입주자대표회의는 회의를 개최하면 회의록을 작성해 관리주체가 보관하도록 해야 합니다. 의결 결과만 공고한 것으로 회의록 작성을 대신할 수는 없습니다. 회의록을 작성하여 보관하게 하지 않은 경우에는 500만원 이하의 과태료 규정이 적용됩니다.

회의록에는 어떤 안건을 논의했고 무엇을 의결했는지 확인할 수 있어야 합니다. 예를 들어 공사범위가 회의록과 입찰공고문에서 다르다면, 변경 의결이나 적법한 변경 절차가 있었는지 관련 자료를 함께 확인해야 합니다.

300세대 이상 공동주택은 관리규약에 따른 회의록 공개 의무도 확인하세요. 회의록 작성·보관, 공개, 열람·복사 요구 대응은 각각 구분해 관리하는 것이 좋습니다.

근거: 공동주택관리법 제14조제8항·제9항, 제102조제3항제4호·제4호의2

공사·용역 사업자 선정 시에는 「주택관리업자 및 사업자 선정지침」에 따른 공고 방법·시기·내용을 확인해야 합니다. 공고문에 사업내용과 규모, 입찰의 종류, 낙찰방법 등 필요한 사항을 적고, 공고한 내용에 맞게 절차를 진행해야 합니다.

특히 이전 공고문을 복사해 사용할 때는 이번 공사와 무관한 참가자격이나 계약기간이 남아 있지 않은지 살펴보세요. 공고기간도 현장설명회 여부, 재공고·긴급입찰 여부에 따라 구분해 계산해야 합니다.

법 제25조를 위반해 사업자를 선정한 경우에는 500만원 이하의 과태료 규정이 있습니다. 다만 공고문의 작은 오류가 모두 같은 위반에 해당하는 것은 아니므로, 공고 내용과 실제 선정 절차를 함께 확인해야 합니다.

근거: 주택관리업자 및 사업자 선정지침 제22조~제24조, 공동주택관리법 제102조제3항제2호

의무관리대상 공동주택의 관리주체 또는 입주자대표회의가 법 제7조제1항·제25조에 따라 선정한 업체와 계약했다면, 계약 체결일부터 1개월 이내에 계약서를 단지 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판에 공개해야 합니다. 사생활을 침해할 우려가 있는 정보 등 법에서 정한 제외 정보는 가려야 합니다.

계약서가 관리사무소 PC에 저장돼 있거나 업체 선정결과만 게시돼 있다고 해서 계약서 공개까지 완료된 것은 아닙니다. 수의계약도 해당 공개 의무에서 일률적으로 제외되지 않습니다. 계약서를 공개하지 않거나 거짓으로 공개하면 500만원 이하의 과태료 대상입니다.

근거: 공동주택관리법 제28조, 제102조제3항제9호

“계획을 확인했는데 바꿀 내용이 없어 그대로 뒀습니다.” 이 경우에도 검토한 기록은 남겨야 합니다. 입주자대표회의와 관리주체는 장기수선계획을 3년마다 검토하고 필요한 경우 조정해야 하며, 검토사항을 기록·보관해야 합니다.

검토 자체를 하지 않은 경우뿐 아니라 검토사항을 기록하고 보관하지 않은 경우에도 500만원 이하의 과태료 규정이 있습니다. 조정하지 않았다는 이유로 검토 기록까지 생략해서는 안 됩니다.

실무적으로는 검토일, 확인한 시설·항목, 검토 결과와 조정 여부를 정리해 두는 것이 좋습니다. 현행 계획을 유지한다면 그 판단 근거도 남겨야 담당자가 바뀐 뒤 당시 업무를 확인하기 쉽습니다.

근거: 공동주택관리법 제29조제2항, 제102조제3항제10호

관리비를 정확히 계산해 고지하는 것과 법정 방식으로 공개하는 것은 별개의 업무입니다. 의무관리대상 공동주택은 관리비 등의 명세를 부과한 다음 달 말일까지 단지 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판, 공동주택관리정보시스템(K-apt)에 공개해야 합니다. 잡수입도 같은 방법으로 공개합니다.

예를 들어 10월에 부과한 관리비 등의 명세는 11월 말일까지 공개하는 방식입니다. 홈페이지가 없는 경우의 대체 공개수단이나 K-apt 공개 예외는 해당 법령에 따라 확인해야 합니다.

관리비 등의 내역을 공개하지 않거나 거짓으로 공개하면 300만원 이하의 과태료 규정이 적용됩니다. 고지서 작성이나 K-apt 입력만으로 필요한 공개가 모두 끝났다고 판단하지 마세요.

근거: 공동주택관리법 제23조제4항, 시행령 제23조제8항, 법 제102조제4항제3호